宴会の日取り決定

多くの人が参加する宴会を主催する場合、幹事はまずより多くの人が参加できる日取りを決めなければなりません。幹事は必ず何通りかの候補日を設けましょう。また、特に出席して欲しい人物のスケジュールは一番最初に確認しましょう。特に、忘年会や新年会の時期には、宴会が重なったりしますので、多くの人が参加できるように早く都合を確認しておきましょう。

こうした打診や打ち合わせを電話ですることが、最近は多くなっていますが、複数の幹事がいる場合には、意思疎通が難しいケースもありますので、実際に集まる日を多めに設ける必要があるでしょう。

日取りが決まったらつぎは会費です。社用で全額会社負担というのであれば話は別ですが、会費制パーティーのような場合は問題です。あまり高いと敬遠され、逆に安過ぎては赤字になります。また、気をつけなければならないのは、コスト面を気にして十分な酒や食事がない場合には、これまた不満の声が出てきます。コンパニオンを呼ぶのかどうかも。そこで、たとえば会の出席者の平均年齢をもとその人の自由に使えるお金を考ですべての費用をまかなうということが考えられます。あるいは、似たような他のパーティーがどのくらいの会費でやっているかを調べて、それに合わせるのもひとつの方法です。老舗旅館の多い熱海などの温泉地ではイベントコンパニオンや各種の企画を宿で用意している場所もあり、費用なども勘案して決めると良いでしょう。